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CRM/SFAツールで「正しく案件管理」を行う方法とは

2023/02/01
 
案件管理を目的にCRM/SFAツールを導入している企業は多くいると思います。
ただ導入してみたけど

  • 上手く活用できていない
  • 営業が情報を入力してくれない・・・

など、問題を抱えている企業が多いのも事実です。
そこで本記事では案件管理を適切に行うにはどうすれば良いかCRM/SFAツールの活用方法を踏まえポイントをご紹介します。

案件管理を行う目的とは

そもそも多くの企業はなぜ案件管理を行っているのでしょうか。
その目的をまずは整理してみましょう。

  1. 営業目標を達成するため
    •  案件管理を正しく行うことで営業マンが今すべきことが的確に判断できる
       進捗管理がチーム全体で共有できるため部下へ的確なアドバイスができる
  2. 属人化からの脱却
    •  ベテラン営業マンのノウハウを共有することで新人営業マンはナレッジを活用することで営業スキルを向上することができる
       担当者が不在の場合でも進捗を共有していることでお互いにフォローすることが可能になる。
  3. 業務の効率化
    •  個々でバラバラに管理していた案件情報を整理し必要な情報のみを管理することで営業マンの負担を減らすことができ業務効率化にもつながる。

上記以外の目的もあるかも知れませんが多くはこの3点が目的ではないでしょうか。しかし実際にはツールを導入しただけで目的は達成していないという企業も多くあります。案件管理は管理すること自体が目的ではありません。自社において何を目的に案件管理を行うのかまずはしっかり整理しましょう。

目的達成のために行う正しい案件管理の方法とは


案件管理をする上で重要なことは結果管理ではなくプロセスを見える化しマネジメントすることです。現在の案件の数字を積み上げて結果のみを管理している状態では正しい案件管理ができているとは言えません。

    結果だけを管理している企業はこのような問題が起きていないでしょうか。

  • 目標達成するために注力すべきポイントが分からない
  • 担当者に有効なアドバイスができない
  • ノウハウが共有されず新人が育たない
  • 結局担当者ごとに情報をもってしまっている など

では、この問題を解決し目的達成のために「結果管理」から「プロセス管理」に移行するためにはどのような要素が必要になってくるのか、弊社で行っている実例をご紹介します。

プロセス管理をマネジメントするために必要な代表的な4要素

【顧客情報】
企業ランク:資本金、従業員数、企業規模
自社のターゲットとなる企業の定義。
営業マンが迷うことなく優先的にアプローチすることができるようになります。

【営業ステージ】
営業ステージ:情報収集、検討、具体的検討、最終検討、成約
その案件が現在どのような状況にあるのか進行度の定義。
顧客がどのステージングであるかを把握することで次のステージに進めるには何をすべきか定義しておくことで個人のスキルに左右されません。

【受注確度】
受注確度: A、B、C、D
自社の商品・サービスにどの程度の熱量があり受注確度はどの程度なのかを定義。
受注確度が高い案件を優先的にアプローチすることが可能。また営業ステージと受注確度を同一に管理しているケースがありますが、営業ステージは進んでいるが、受注確度は低いといったケースもあるので、この2要素は分けて管理するのをおすすめします。

【進捗ポイント】
BANT情報:予算(Budget)、決裁者(Authority)、ニーズ(Needs)、導入時期(Timeframe)
この項目は受注を獲得するための必須項目となります。担当営業マンは商談の中でいち早く情報を得ることで受注にむけて作戦を練ることができます。

上記4要素を定義し社内で共通言語化、プロセス化することで営業担当者は4要素を押さるために必要な判断と行動を、マネージャ―は最適なタイミングで担当者へアドバイスを行えるようになります。
実際に社内の会話や会議で上記のように定義した要素が共通言語として浸透すれば、プロセス管理が定着してきたことになるでしょう。

案件管理を適切に行っていく為のツール

これまで述べてきたように目的を達成する為の案件管理を行うためには、案件管理に適したCRMツールを選定することも重要になります。
CRMツールはコールセンターやECサイトでも使われており非常に用途の広いツールです。また案件管理機能が備わっていても簡易的なものであったり設定に自由度がないツールもあります。

正しい案件管理を行うには、上記4要素(顧客情報、営業ステージ、受注確度、進捗ポイント)を自社向けに設定できることに加え、
設備情報、不動産・建築なら物件情報、機会メーカなら納品されている機械情報』など企業ごとの固有情報も管理する必要があります。

単に案件情報を並べるだけでなく、この様な固有情報とセットで案件状況を把握することでより高度な案件マネジメントをする事が可能になります。

案件管理自体はExcelなどを使って行うことも可能ですが、CRM/SFAの様なツールを使う事で例えば一定金額以上の案件の営業ステージが変わった場合、自動でアラートメールが送られる。顧客ランクが高いにも関わらず1か月以上放置している顧客を自動抽出するといった機能を備えているツールもあるので、その様なCRM/SFAを選定することでより高度な案件管理を行っていくことができます。

まとめ

CRM/SFAツールは数多く存在し、「どのツールを選定すればいいのか?」「Excelでも問題ないのでは?」と悩まれるかもしれませんが
重要なのは“案件管理を通じてどのように営業を変えていくか”ということであり、その為にどのような機能が必要であるかを考えることで最適なツールも自ずと見えてくるのではないでしょうか。

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